Guide d'utilisation de l'Intranet
NB : après votre première connexion, vous n'aurez accès qu'à votre profil sur l'intranet. Si celui-ci est correctement rempli, un administrateur validera votre inscription dans les 24 à 48H suivant votre demande. Vous aurez une notification qui vous préviendra et aurez ensuite les fonctionnalités débloquées.
L'intranet du CSPG Aquanature est une interface réservée exclusivement aux adhérent.e.s de l'association. Cette interface va vous permettre de gérer directement votre profil de plongeur et d'organiser vos activités au sein du club.
Ce guide rapide va détailler rapidement les points qui pourraient poser problème et vous apporter dans la mesure du possible un maximum de solutions. N'hésitez pas à vous rapprocher de nous si vous rencontrez un souci : cette plateforme est en perpétuel développement et optimisation.
Le système est concu pour détecter votre adresse email : si vous l'avez déjà enregistrée, vous pourrez vous connecter à votre profil avec votre mot de passe. Si elle n'est pas reconnue, vous aurez l'écran vous proposant de vous enregistrer. 2 adresses différentes = 2 comptes différents. Les doublons n'étant pas autorisés par le système, un des comptes sera automatiquement désactivé pour un même adhérent (voir chapitre plus bas sur les adresses email pour plus de détail)
Gestion de mon profil personnel
Il est IMPORTANT que votre profil personnel soit BIEN A JOUR. En effet, c'est le meilleur moyen pour vous garantir d'être prévenu.e lorsque de nouvelles activités ou de nouvelles sorties vous concernant sont ouvertes (certaines sorties ouvertes à certains niveaux et d'autres non).
LORS D'UNE PREMIERE CONNEXION, MERCI DE BIEN VOULOIR REMPLIR LA TOTALITE DE VOTRE PROFIL POUR SON ACTIVATION, PUIS PATIENTEZ 48H (ACTIVATION NON IMMEDIATE ET PAR UN ADMINISTRATEUR). L'ENSEMBLE DES FONCTIONNALITES NE SONT DEBLOQUEES QU' APRES RECEPTION LE REGLEMENT DES COTISATIONS.
COMPLETEZ BIEN TOUS VOS NIVEAUX DE PLONGEUR / D'ENCADREMENT / QUALIFICATIONS sur votre profil personnel, à l'inscription comme à chaque changement de niveau.
Pour mettre à jour votre profil, cliquez en haut à droite sur le menu déroulant et sélectionnez "Mon profil". Votre profil personnel s'affiche pour que vous puissiez vérifier que tout est bien à jour.
Si vous désirez modifier un élément, mettre à jour un certificat médical, modifier votre mot de passe ou votre photo de profil... Cliquez en haut à droite sur "Modifier mon profil"
Vous pouvez ensuite éditer et modifier chaque section qui doivent l'être, changer et télécharger vos documents, mettre vos niveaux à jour...
Nous vous demandons de numériser, photographier et mettre sur votre profil votre CACI (certificat médical de non contre-indications), vos licences, carte de niveau, et vos extensions d'assurance. En cas de perte des documents "physiques", vous en conservez une copie ici.
De plus, lors d'une inscription à une sortie, le Directeur de Plongée peut directement vérifier que tous les documents sont à jours et d'accepter DIRECTEMENT votre inscription. Même chose en cas d'incident ou accident : le président du club peut accéder directement à vos documents légaux de niveau de plongeur.
Enfin, un système d'alerte vous permet d'être informé.e en cas d'expiration de vos documents, notamment le certificat médical, et donc de le renouveler dans les temps.
La rubrique permettant de stocker et voir vos documents s'appelle le "Coffre fort" : l'accès s'effectue en haut à droite, menu déroulant, et "Mon coffre fort" Encore une fois, le téléchargement des documents sur votre profil s'effectue directement sur "Modifier mon profil"
Activités du club, planning et organisation
Lorsque vous cliquez sur la rubrique "Calendrier" dans le menu à gauche, vous aurez la possibilité de visualiser le calendrier du club, et donc les sorties plongée, les dates de réunion, de cours et autres évènements publiés.
Un résumé de la sortie/date vous permet d'avoir plus d'informations sur celle-ci (séjour, week-end, loisir, technique, limitée en places disponibles ou selon les niveaux, tarif de la sortie, personne référente de l'organisation...)
Pour s'inscrire, il vous suffit de réserver votre place en suivant les consignes d'inscription. Tout sera rappelé au fur et à mesure de ce processus.
Les sorties peuvent être organisées par niveau ou par thème. Si vous y avez accès, l'option "S'inscrire" sera affichée. Si une mention indique que l'inscription n'est pas possible, cela peut être du au fait que la sortie est gratuite, ou que les inscriptions ne sont pas nécessaires (ex: séance piscine)
Une fois votre inscription effectuée, vous aurez la possibilité de réserver en location du matériel club selon vos besoins : celui-ci s'ajoutera directement à votre panier et au montant de la sortie. En cas d'option supplémentaire, l'organisateur de la sortie peut aussi ajouter ou modifier votre panier pour en ajuster le contenu.
En général, une fois la sortie effectuée, le paiement sera ouvert par l'organisateur et vous recevrez un mail et une notification pou rappel. L'organisateur peut aussi ouvrir le prépaiement à la réservation pour des soirés, des repas par exemple, et tout s'affiche dans le panier.
Nous vous demandons de venir régler votre panier directement sur votre profil, en cliquant sur le petit caddie en haut à droite. Plusieurs moyens de paiement sont disponibles.
De préférence, merci d'utiliser dans cet ordre :
- le paiement par Carte bancaire / CB (plus simple et sécurisé, automatisé pour la gestion du club) -> A PRIVILEGIER
- le virement bancaire (mais qui prend un délai supplémentaire de traitement et nécessite de prévenir l'organisateur)
- le chèque bancaire directement auprès de l'organisateur, qui devra ensuite l'encaisser puis mettre à jour votre profil.
Paiement par CB : HelloAsso ne prend pas de frais bancaire lors d'une transaction. Elle fonctionne sur le principe du don par l'adhérent pour se rémunerer. Ce don s'effectue au moment du paiement et un montant vous est proposé. Vous avez la possibilité de supprimer ce paiement si vous le désirez, en cochant la case appropriée. NB: il est de la responsabilité de l'adhérent de vérifier et d'ajuster les montants qu'il paye en ligne via HelloAsso. Le club se dégage de toute responsabilité en cas d'erreur ou d'oubli par un membre lors du paiement en ligne.
Notification, emails et messagerie instantanée intégrée
L'intranet du club dispose d'outils de notification vous permettant d'être alerté.e lorsque vous vous connectez, et de recevoir aussi des alertes par email. Elles sont activées par défaut et il n'est pas conseillé de modifier ce règlages. Cependant, vous pouvez gérer ces notifications dans le menu "Notification", en haut à droite identifié par la petite cloche, puis cliquez sur "Paramètres".
Les deux petites bulles à coté de votre panier vous permettent d'accéder à la messagerie instantanée du club. Ainsi vous pouvez parler avec les gens connectés, ou encore leur laisser des messages en interne, qu'ils verront à leur prochaine connexion.
NB: Les emails ne sont pas expédiés instantanément. Ils dont envoyés environ 3 fois par jour. Aussi, si vous lisez une notification sur l'intranet à votre connexion et que le mail n'est pas encore envoyé, vous ne le recevrez pas car vous aurez lu la notification. Si ce n'est le cas, vous recevrez l'email (dans un souci d'économie et d'éviter le spam)
Connexion à l'intranet CSPG / Aquanature
Lors de votre première connexion, vous saisissez votre email personnelle, qui vous permet de créer votre compte.
Il est possible que vous décidiez ou que vous soyiez contraint de changer d'adresse email. Dans ce cas : NE PAS RECREER UN COMPTE SVP !
Allez simplement dans votre profil personnel et changez votre ancienne adresse email par la nouvelle. Les anciennes adresses non-utilisées d'une saison à l'autre passeront en inactif et donc ne recevront plus les notifications et les emails. Il est donc important qu'elle soit toujours à jour.
Pensez encore une fois à actualiser régulièrement votre profil de plongeur, surtout lorsque vous progressez dans les niveaux : la mise à jour de votre niveau dans votre profil est INDISPENSABLE si vous voulez recevoir toutes les activités programmées qui correspondent à votre nouveau niveau de plongeur.